Geertrude Verweij over schrijven, lezen en leven

{opruimen} Digitale documenten overzichtelijk opslaan



Alfabetisch?

Als je mijn artikel over het opruimen van je papieren administratie gelezen hebt, weet je eigenlijk al wat ik ga zeggen. Want ik ruim mijn digitale documenten op precies dezelfde manier op als mijn papieren. Niet op alfabet dus. Wat best jammer is, want je computer zet heel graag dingen op alfabet. Gelukkig vind je computer het ook leuk om dingen op nummer te sorteren en daar moet je gebruik van maken.

Jaar-maand-dag

In Nederland schrijven we de datum als dag-maand-jaar. De Amerikanen doen maand-dag-jaar. De Japanners gebruiken jaar-maand-dag. Ik kan me even niet indenken dat er nog meer mogelijkheden zijn (jaar-dag-maand?) en ik ga zeker geen discussie beginnen over wie er gelijk heeft. Maar als het over handig opslaan op de computer gaat geef ik de Japanners groot gelijk.
Als je je documenten een nummer meegeeft dat staat voor jaar-maand-dag, ziet de computer dat als een getal. Mijn bankafschrift van december 2016 heet bijvoorbeeld 201612, januari 2017 heet 201701, dat van februari 201702. Die komen netjes onder elkaar terecht.
Zou ik gekozen hebben voor de Nederlandse notatie, dus 122016, 12017, 22017, dan zou het oudste bankafschrift onderaan komen. Het wordt nog erger als je de dag erbij zet. 12 januari 2017 is 1212017 en komt dus onder 1 december 2017, want dat is 1122017 en dat getal is lager.  Niet doen dus.

Onthou: zodra je documenten (of foto's) op de computer opslaat: jaar-maand-dag. Altijd. Bij mij is het een automatisme geworden, waar ik niet eens bewust over nadenk. Zelfs de kladjes voor mijn blogstukjes staan op die manier opgeslagen.

Alleen maar nummertjes gebruiken?

Nee, natuurlijk niet. Je moet aan de naam van het document kunnen zien wat het is. Bij mijn bankafschriften zet ik een korte tekst voor de datum (prive, spaar, VISA of een afkorting van het bedrijf waarvan de rekening is). Dat zorgt ervoor dat ik maar één mapje "bank" hoef te hebben en dat de verschillende bankrekeningen netjes bij elkaar staan.
Bij foto's vind ik de chronologische volgorde het belangrijkst, dus daar zet ik achter het datumnummer een korte omschrijving (verjaardag, kerst, Londen). Zo kan ik direct zien waar de foto's van zijn. Bij mijn blogartikelen gebruik ik eerst de datum waarop ik het waarschijnlijk ga posten en een verkorte versie van de titel.

Mapjes per jaar

Net als bij papieren ben ik een voorstander van een map per jaar. Dat is vooral handig voor belastingzaken, maar het zoekt gewoon ook gemakkelijker. Je weet immers altijd wel in welk jaar iets was.
Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld grote reparaties/verbouwingen aan mijn huis, maar daar heb ik dan weer een lijstje van gemaakt waarin ik het betreffende jaar gemakkelijk terug kan vinden.

Submapjes?

Ook hier geldt: niet te veel. Als je het document de juiste naam geeft, moet je het ook in een wat vollere map terugkunnen vinden en bladeren door een lange lijst is gemakkelijker dan voortdurend mapjes openklikken. Ik heb meestal mijn bankafschriften en verzekeringspapieren apart in een mapje in het betreffende jaar zitten. Belangrijke documenten die niet specifiek voor een bepaald jaar zijn (contracten, kopieën van id-bewijzen etc.) bewaar ik in een mapje dat "documenten" heet. De rest staat los in het mapje van het betreffende jaar. Als ik met een project bezig ben waar veel documenten bij komen kijken, bewaar ik ze in een mapje met een duidelijk herkenbare naam.

Zakelijk

Zakelijk houd ik ongeveer hetzelfde systeem aan. Verkoopfacturen bewaar ik op factuurnummer (die zouden automatisch chronologisch moeten zijn). Inkoopfacturen hernoem ik naar boekstuknummer-crediteur-factuurnummer.
Factuur 5093 van Staples sla ik dus eerst op als "staples5093". Na het inboeken voeg ik daar het boekstuknummer aan toe en wordt het bijvoorbeeld "18600054staples5093". Op die manier kun je het origineel vrij gemakkelijk terugvinden. In ons boekhoudsysteem (Exact) kun je overigens ook een kopie aan de boeking koppelen, wat terugzoeken nog gemakkelijker maakt. Toch bewaar ik de inkoopfacturen apart in een mapje, zodat ik ze nog heb als de database van de boekhouding om de een of andere reden verloren gaat.

Back-ups

Dat laatste brengt me op een heel belangrijk punt: maak back-ups! En nee, liefst niet naar een willekeurige (gratis) cloud en zeker niet naar googledocs. De cloud is lang zo veilig niet als iedereen denkt. Gebruik een externe harde schijf of een memorystick en bewaar die in een andere ruimte. Liefst op een plek waar het veilig is tegen brand of andere schade. Maar dat geldt eigenlijk ook voor je belangrijke papieren.
Voor bedrijven zijn er oplossingen met eigen opslag op computers in datacenters. Dat noem je dan "private cloud", maar dat is een stuk veiliger.
Zowel privé als zakelijk geldt: laat je goed informeren en laat je vooral niet gek maken door cloud-enthousiastelingen.
Wolken zijn alleen maar damp en een "cloud" is gewoon iemand anders zijn computer (vrij vertaald van uitspraken die mijn IT-echtgenoot in zijn wereld veel voorbij ziet komen).

Hulp nodig? Mail me. Simpele adviezen geef ik gratis en voor diepgaande hulp spreek ik van te voren een vaste prijs met je af.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten

Wat leuk dat je wilt reageren!
Ik lees alle reacties en meestal antwoord ik ook, al kan dat soms een paar dagen duren.

Helaas moeten sommige mensen 'bewijzen dat ze geen robot zijn' door op plaatjes te klikken.
Sorry daarvoor, ik kan het niet uitzetten (heeft met cookie-instellingen van blogger te maken).
Mailen mag ook altijd (geertrude@geertrude.nl)